Nutzung von Zoom bei C&C

Von Besprechungen und Präsentationen im Auditorium zur Online Zoom Konferenz. Eine große Wendung in unserer Arbeitsform und Strategie mussten wir vor mehr als einem Jahr vollziehen. Wie jedes andere Unternehmen wurden alle persönlichen Debatten, Besprechungen und Arbeitstreffen unmöglich, nachdem die nationalen Kontaktbeschränkungen aufgrund von Covid-19, von der Regierung bestimmt wurden. Gefragt war Anfang April also eine schnelle Reaktion hinzu einer drastischen Digitalisierung. Und somit eine gezwungene Einarbeitung des ganzen Vereins in die digitale Konferenz- und Arbeitswelt. Unter anderen Umständen könnte man dies fast auch also eine zukunftsorientierte Weiterbildung sehen, sich durch die Nutzung und das Ausprobieren diverser Online Kommunikationsplattformen als Verein weiterzuentwickeln.

Schon vor Covid-19 haben wir als Verein das Kommunikationstool Slack bei uns integriert, welches uns als allgemeines Kontaktmedium zur Verfügung stand und einen leichten und schnellen, sowie sicheren Informationsaustausch ermöglichte. Allgemein ist und bleibt unser Stimmungsbild zu dieser App positiv, weil es so viele Freiheiten ermöglicht. Beispielsweise Arbeitsgruppen bilden, Abstimmungen durchführen, gemeinsame Dokumente führen und viele weitere Funktionen. Mit Slack sind wir als Verein also schon vor Corona gut ausgerüstet und das hat uns den Vorteil verschafft, direkt über neue Erkenntnisse und Veränderungen in der Vereinsarbeit im Austausch zu bleiben.

Mit dem Beginn unserer aktiven Arbeitszeit im April mussten nun aber auch unsere Besprechungen und Plenumsdiskussionen digital umgesetzt werden. Die Lösung – Zoom. Jeden Mittwoch starteten wir, geleitet durch unsere Vorständin Internes Kim als Host des Meetings, unsere Ressortleitungsrunden und Plenumsveranstaltungen. Für die organisierte Nutzung wurden bestimmte Guidelines entwickelt, damit keine chaotischen Diskussionen zustande kommen würden und alles trotz der knapp 60 Teilnehmenden, geregelt ablaufen kann. Dazu gehören das Ausschalten der Mikrofone, außer man möchte explizit eine Aussage treffen, oder Einbindung des Chats bei Fragen bzw. die Nutzung von den programmierten Handzeichen, um die Aufmerksamkeit des Sprechers zu erhalten. Natürlich kamen trotz der Regelungen aufgrund von Verbindungsproblemen etc. zu den ein oder anderen Schwierigkeiten, allerdings war unser Kommunikations- und IT-Ressort (KIT) immer zur Stelle, um bei Fragen und Problemen zu Unterstützen. Auch die Breakout-Room Funktion wurde schon in diverser Form genutzt. Um etwas persönlichere Konversationen zu führen und besser über Themen zu diskutieren. So haben wir von Anfang an eine gute Kombination zwischen reiner Präsentationszeit und der Einbindung aller Mitglieder bei bestimmten Themen.  Auch die Ressortarbeit läuft über Videokonferenzen ab, meist jedoch über die Telefon- und Video-Funktion bei Slack. Dabei kommt die Umsetzung ganz auf die einzelnen Ressorts und Aufgabenpakete an und wie diese ihre Arbeitszeit umsetzen wollen. Bisher lassen sich alle anstehenden Aufgaben und Projekte gut über Videokonferenzen und Telefonate abwickeln und bearbeiten, das heißt Effektivität und Arbeitspensum, sowie das Abschließen von Aufgaben ist davon nicht beeinträchtigt. Meist bleibt durch die geregelten Konferenzen sogar mehr Zeit sich der eigentlichen Arbeit zuzuwenden, da Privatgespräche und Ablenkungen wegfallen und ein konzentriertes Arbeiten vor seinem Laptop bei jedem gegeben ist.

Inzwischen sind haben wir das dritte Semester im digitalen Rahmen hinter uns. Durch unsere schnelle Reaktion sind wir inzwischen Profis in der Nutzung von Zoom. Unser gesamter Mittwoch findet über Zoom statt und jedes Ressort bekommt mehrere Ressorträume. Außerdem gibt es ressortübergreifende Breakout Räume, in die jedes Mitglied springen kann, um die Zusammenarbeit zwischen unseren Ressorts zu ermöglichen. Und die Breakout Räume bieten auch die Möglichkeit für unser neues Format “Flurfunk” – in 3er-4er Grüppchen ersetzen wir hier den Weg vom Hörsaal zum Raum und bieten einen Raum für ungezwungenen Austausch. Jetzt allerdings von der Plenums-Konferenz hin zu den Ressort-Breakout Räumen. Es funktioniert also! Und wir finden immer wieder neue Ideen, uns die digitalen Vereinssitzungen ein bisschen zu innovieren und zu verschönern.

Die Frage, ob man nun gut oder gar besser über Videokonferenzen zusammen diskutieren und strukturiert arbeiten kann, so als wäre man im gleichen Raum, ist für viele immer noch unklar und die Stimmung im Verein ist trotz der einwandfreien digitalen Umsetzung, eher positiv auf zukünftige reale Treffen gesinnt, denn der persönliche und offene Charakter unseres Vereins und das bunte Treiben und Unterhalten bleibt meistens, trotz den größten Bemühungen und Videounterhaltungen, auf der Strecke. Wir werden wohl noch genauer evaluieren müssen wie es in Zukunft weiter geht – ist eine hybrid Version möglich? So viel Präsenz wie möglich oder ein regelmäßiger Rhythmus? 3 Monate digital haben wir dank Slack, Zoom und unseren unglaublich motivierten Mitgliedern auf jeden Fall bestens gemeistert. Egal, was kommt – wir sind vorbereitet!

Du möchtest Teil unseres Vereins werden? Wir nehmen ab Oktober wieder Mitglieder auf! Schreibe uns gerne eine Mail an info@contact-cooperation.de und folge uns auf unseren Social Media Seiten (Instagram, LinkedIn), um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Wir freuen uns schon, dich kennenzulernen! 🥳